Reportagem / Perfil
Coordenação dos Polos Administrativos da FMUL - Balanço de 3 anos de existência
Coordenação dos Polos Administrativos da FMUL
polos@fm.ul.pt
1. “Informar, Conhecer, Simplificar” foi o lema com que começaram este projeto. O lema mantém-se ou acrescentariam outra ação?
No momento da criação, em setembro de 2010, o objetivo imediato era dar a conhecer a CPA à comunidade FMUL, ganhar a sua confiança e informar sobre a sua missão e objetivos, principalmente às Unidades Curriculares (secretariados e docentes).
Passados mais de três anos, pensamos que a nossa divulgação e implementação foram bem sucedidas, sendo este o ponto de partida para um trabalho mais consistente e consciente. Desta forma, a maturidade da equipa e o conhecimento adquirido por todas as unidades permitiu reajustar o “modus operandi”, surgindo uma pequena reformulação no nosso lema: Conhecer, Simplificar, Informar:
Conhecer – pela proximidade com os serviços e as pessoas, ganhamos maior consciência da realidade, permitindo-nos um planeamento eficiente e antecipação de problemas;
Simplificar – ajustar e (re)criar processos e procedimentos e a permanente/constante reavaliação;
Informar – inovar nos modos de divulgação/comunicação, na forma, no conteúdo e na linguagem.
2. Apresentaram-nos o projeto CPA em abril de 2011. O que mudou desde então?
Com mais de 3 anos de atividade, podemos afirmar que a atuação dos Pólos Administrativos assenta numa dinâmica de trabalho em rede, com todos as unidades a interagirem entre si, entreajudando-se e partilhando experiências e conhecimentos. A Coordenação é um facilitador de todo este processo, não só uniformizando atuações e procedimentos, mas também distribuindo tarefas, ao mesmo tempo que ajuda e apoia, sempre que necessário. Entendemos que desta forma se conseguiu incrementar fluidez e coesão entre os serviços. Estamos a conseguir criar uma cultura administrativa que é exclusiva da nossa Faculdade. A criação de uma rede de trabalho é um dos legados que a CPA já deixa na nossa FMUL, como os exemplos que a seguir indicamos:
I. As Memórias Institucionais (os Manuais de Procedimentos) onde são descritos todos os passos para se efetuar uma tarefa. São documentos orientadores que têm como principal objetivo sintetizar toda a informação numa única página, para uma rápida e fácil leitura dos procedimentos e que demonstram, de forma precisa, a execução das tarefas do dia a dia. Este modelo identifica também as equipas de apoio em cada processo. Estas equipas são constituídas por colegas que ficam responsáveis pelo acompanhamento dos procedimentos. Mas não basta desenhar e escrever pormenorizadamente um procedimento ou um circuito, torna-se necessário envolver as pessoas e fazê-las sentir parte deste trabalho, chamando-as a participar, com sugestões, convidando-as a fazerem parte de grupos de trabalho;
II. As Sessões de Esclarecimento regulares foram criadas com o objetivo de fomentar o debate de ideias e a proximidade com os colegas. São de carácter obrigatório para todos os colaboradores CPA. Nestas sessões são apresentados os manuais de procedimentos, explicando a sua funcionalidade e modo de atuação. Estes encontros permitem a reflexão conjunta sobre os documentos propostos e a recolha de comentários/sugestões de melhoria;
III. Área Virtual de Partilha de Documentos – a partilha de documentos criados ou reformulados, comunicados internos, ficheiros uniformizados são partilhados na área virtual CPA, à qual todos os colaboradores têm acesso. Desta forma, podem consultar rapidamente e efetuar um “download” ou “upgrade” em qualquer altura, dos documentos que necessitam. Esta área de partilha virtual está em constante atualização;
IV. Comunicação Eletrónica Institucional - No início de 2013, sob a coordenação do Nuno Rodrigues, foi implementado um novo modelo de comunicação eletrónica institucional, com a criação de 35 novos endereços de correio eletrónico das Unidades da FMUL (Clínicas Universitárias, Institutos e Laboratórios). Com esta estratégia e a definição de normas comuns de utilização desta ferramenta, conseguiu-se reforçar a nossa identidade institucional, melhorar o arquivo eletrónico e proporcionar uma comunicação mais eficiente entre os serviços;
V. Matrizes de trabalho - resultado da partilha de exemplos de documentos/ficheiros, entre colegas, possibilitando a elaboração de matrizes padrão que servem de modelo de atuação. Nas sessões de esclarecimento, estas matrizes são discutidas e testadas, verificando-se se abrangem todas as situações que estavam previstas, servindo assim de base a uma formação personalizada. Neste momento, encontram-se já em funcionamento a Matriz na área do “Moodle” e, até final de janeiro de 2014, estará disponível a Matriz de Excel. O Pedro Mendes, sendo responsável por esta área de intervenção, conta com o apoio dos colegas Miguel Andrade e Sónia Barroso.
Com esta estratégia construímos um núcleo administrativo coeso, participativo e detentor de competências, capaz de responder de forma organizada e eficaz às várias solicitações do nosso quotidiano (vide esquema explicativo do desenvolvimento organizacional dos processos da área CPA).
3. Quais as principais dificuldades com que se depararam?
A principal dificuldade que sentimos no início, resultou de estarmos a apresentar um conceito novo. Mas, como sempre manifestámos a nossa disponibilidade para ir ao encontro dos nossos colegas e dos docentes responsáveis, as questões foram-se resolvendo.
O maior desafio foi levar os colegas a conseguirem ultrapassar a sensação de isolamento que sentiam, por trabalharem em unidades dispersas pelos edifícios do Hospital de Santa Maria e Egas Moniz.
Ainda assim, esta estratégia de atuação, aliada ao envolvimento dos colegas em todos os processos, tem dado os seus frutos e tem permitido desenvolver elos de ligação que até aquele momento não existiam. As dificuldades não desapareceram, mas estão mais esbatidas.
Paralelamente a todo o contexto de trabalho, procurámos também desenvolver eventos e ações, tanto de cariz informal como social que contribuíssem para uma maior identificação deste grupo de colegas. A comemoração do Dia Internacional do Secretariado (almoço convívio), as fotos de grupo dos Pólos Administrativos e o projeto ProLer são pequenos gestos que têm contado com a adesão da maioria dos colegas e que têm tido uma apreciação bastante positiva.
De uma maneira geral, o envolvimento dos colaboradores tem sido a base do sucesso para o cumprimento dos objetivos delineados. A CPA incentiva a partilha de informação e estimula que todos os colegas se pronunciem sobre a sua ação, estratégia e resultados. Chamar os colegas a participar e a envolverem-se é torná-los também responsáveis pelos processos de criação e decisão.
4. Quais as próximas áreas nas quais a Coordenação dos Polos Administrativos pretende atuar?
Uma faceta que nos caracteriza é o planeamento e a antecipação de situações. Temos a responsabilidade de (re)construir e manter uma estrutura administrativa informada, desperta para abraçar novos desafios, interpretando as dificuldades como novas oportunidades.
Quando falamos em (re)construir trata-se, sem dúvida, de uma dinâmica em constante mutação. É um processo contínuo de aprendizagem, havendo sempre espaço para reinventar modos de estar e de atuar.
É necessário a reedição do Retrato organizacional por forma a atualizarmos as “jobs descriptions” e cronograma de atividades de cada colaborador. Trata-se do levantamento e caracterização dos recursos humanos afetos aos serviços descentralizados - Clínicas Universitárias, Institutos e Laboratórios da FMUL - e que é efetuado presencialmente junto de cada colega.
Esta informação é vital pois permite-nos, não só desenvolver novos projetos, como identificar novas áreas/situações que careçam de esclarecimento, matrizes de trabalho, ajustar o apoio interno dos colaboradores, redistribuição de tarefas, definição dos objetivos, entre outros.
Iremos também envolver os nossos colegas num novo desafio que esperamos estar concluído no final de 2014, que será a criação das FAC´S Administrativas. Com a participação de todos, procuraremos elabor um manual onde serão partilhadas experiências e boas práticas, que será mais um apoio para dinamizar a informação disponível.
Neste novo ano, teremos uma nova avaliação sobre o desempenho do secretariado que nos chegará pelos nossos “clientes” mais diretos - os alunos. Em parceria com o Departamento Pedagógico e Educação Médica da Associação de Estudantes da Faculdade de Medicina de Lisboa (AEFML), propusemos alguns parâmetros de avaliação a integrar no inquérito dos alunos. Os seus resultados deverão constar no Relatório de balanço das Atividades Letivas de 2013/2014. Desta forma, através da perceção dos alunos sobre o desempenho do secretariado, poderemos também identificar boas práticas e, posteriormente, trabalhar algumas situações que careçam de apoio, procurando sempre a melhoria constante dos serviços.
Vai ser criada e divulgada uma nova iniciativa junto dos alunos, que visa a promoção e utilização responsável e mais eficiente dos recursos, bem como uma nova iniciativa junto dos Docentes, sensibilizando-os para a disponibilização de informação sobre a sua área curricular acessível no Portal, sob orientação do Pedro Mendes e colaboração da colega Sofia Amador.
Por último, numa perspetiva de procura de uma melhoria no nosso desempenho e incrementar a qualidade dos nossos serviços, pretendemos visitar realidades externas à nossa Instituição, visitando outras Faculdades.
5. Enquanto equipa, o que têm aprendido com este Projeto?
Principalmente, aprendemos que a aquisição permanente de competências aliada a um envolvimento da organização são os alicerces basilares para a implementação de qualquer estratégia organizacional.
As competências obtidas com a participação na formação CAF – “Common Assessment Framework”, realizada em paralelo com a implementação do projeto - Coordenação dos Pólos Administrativos -, permitiu-nos obter uma visão mais abrangente sobre as formas de gestão para o funcionamento adequado e eficiente de um serviço público.
A filosofia CAF foi fundamental para se iniciar uma reflexão mais abrangente e consciente da realidade. Este processo permitiu conhecer processos e metodologias de trabalho, reconhecer necessidades de envolvimento dos colaboradores nos processos de decisão e na partilha de conhecimentos, assim como a importância da valorização de formações adequadas aos destinatários e de canais de informação diversificados.
Aprendemos que, uma apreciação regular e uma constante adaptação às realidades plurais da Instituição são os princípios básicos de uma estrutura funcional.
Enquanto equipa acreditamos que a definição de estratégias, o estabelecimento de metas e a avaliação dos resultados só são possíveis com o compromisso e envolvimento de toda a organização, como uma missão global.
Enquanto equipa, assumimos que a mudança não é bem sucedida por decreto mas sim por mudança de atitudes e comportamentos e daí: CONHECER para intervir; SIMPLIFICAR tarefas e INFORMAR melhor.
polos@fm.ul.pt
1. “Informar, Conhecer, Simplificar” foi o lema com que começaram este projeto. O lema mantém-se ou acrescentariam outra ação?
No momento da criação, em setembro de 2010, o objetivo imediato era dar a conhecer a CPA à comunidade FMUL, ganhar a sua confiança e informar sobre a sua missão e objetivos, principalmente às Unidades Curriculares (secretariados e docentes).
Passados mais de três anos, pensamos que a nossa divulgação e implementação foram bem sucedidas, sendo este o ponto de partida para um trabalho mais consistente e consciente. Desta forma, a maturidade da equipa e o conhecimento adquirido por todas as unidades permitiu reajustar o “modus operandi”, surgindo uma pequena reformulação no nosso lema: Conhecer, Simplificar, Informar:
Conhecer – pela proximidade com os serviços e as pessoas, ganhamos maior consciência da realidade, permitindo-nos um planeamento eficiente e antecipação de problemas;
Simplificar – ajustar e (re)criar processos e procedimentos e a permanente/constante reavaliação;
Informar – inovar nos modos de divulgação/comunicação, na forma, no conteúdo e na linguagem.
2. Apresentaram-nos o projeto CPA em abril de 2011. O que mudou desde então?
Com mais de 3 anos de atividade, podemos afirmar que a atuação dos Pólos Administrativos assenta numa dinâmica de trabalho em rede, com todos as unidades a interagirem entre si, entreajudando-se e partilhando experiências e conhecimentos. A Coordenação é um facilitador de todo este processo, não só uniformizando atuações e procedimentos, mas também distribuindo tarefas, ao mesmo tempo que ajuda e apoia, sempre que necessário. Entendemos que desta forma se conseguiu incrementar fluidez e coesão entre os serviços. Estamos a conseguir criar uma cultura administrativa que é exclusiva da nossa Faculdade. A criação de uma rede de trabalho é um dos legados que a CPA já deixa na nossa FMUL, como os exemplos que a seguir indicamos:
I. As Memórias Institucionais (os Manuais de Procedimentos) onde são descritos todos os passos para se efetuar uma tarefa. São documentos orientadores que têm como principal objetivo sintetizar toda a informação numa única página, para uma rápida e fácil leitura dos procedimentos e que demonstram, de forma precisa, a execução das tarefas do dia a dia. Este modelo identifica também as equipas de apoio em cada processo. Estas equipas são constituídas por colegas que ficam responsáveis pelo acompanhamento dos procedimentos. Mas não basta desenhar e escrever pormenorizadamente um procedimento ou um circuito, torna-se necessário envolver as pessoas e fazê-las sentir parte deste trabalho, chamando-as a participar, com sugestões, convidando-as a fazerem parte de grupos de trabalho;
II. As Sessões de Esclarecimento regulares foram criadas com o objetivo de fomentar o debate de ideias e a proximidade com os colegas. São de carácter obrigatório para todos os colaboradores CPA. Nestas sessões são apresentados os manuais de procedimentos, explicando a sua funcionalidade e modo de atuação. Estes encontros permitem a reflexão conjunta sobre os documentos propostos e a recolha de comentários/sugestões de melhoria;
III. Área Virtual de Partilha de Documentos – a partilha de documentos criados ou reformulados, comunicados internos, ficheiros uniformizados são partilhados na área virtual CPA, à qual todos os colaboradores têm acesso. Desta forma, podem consultar rapidamente e efetuar um “download” ou “upgrade” em qualquer altura, dos documentos que necessitam. Esta área de partilha virtual está em constante atualização;
IV. Comunicação Eletrónica Institucional - No início de 2013, sob a coordenação do Nuno Rodrigues, foi implementado um novo modelo de comunicação eletrónica institucional, com a criação de 35 novos endereços de correio eletrónico das Unidades da FMUL (Clínicas Universitárias, Institutos e Laboratórios). Com esta estratégia e a definição de normas comuns de utilização desta ferramenta, conseguiu-se reforçar a nossa identidade institucional, melhorar o arquivo eletrónico e proporcionar uma comunicação mais eficiente entre os serviços;
V. Matrizes de trabalho - resultado da partilha de exemplos de documentos/ficheiros, entre colegas, possibilitando a elaboração de matrizes padrão que servem de modelo de atuação. Nas sessões de esclarecimento, estas matrizes são discutidas e testadas, verificando-se se abrangem todas as situações que estavam previstas, servindo assim de base a uma formação personalizada. Neste momento, encontram-se já em funcionamento a Matriz na área do “Moodle” e, até final de janeiro de 2014, estará disponível a Matriz de Excel. O Pedro Mendes, sendo responsável por esta área de intervenção, conta com o apoio dos colegas Miguel Andrade e Sónia Barroso.
Com esta estratégia construímos um núcleo administrativo coeso, participativo e detentor de competências, capaz de responder de forma organizada e eficaz às várias solicitações do nosso quotidiano (vide esquema explicativo do desenvolvimento organizacional dos processos da área CPA).
3. Quais as principais dificuldades com que se depararam?
A principal dificuldade que sentimos no início, resultou de estarmos a apresentar um conceito novo. Mas, como sempre manifestámos a nossa disponibilidade para ir ao encontro dos nossos colegas e dos docentes responsáveis, as questões foram-se resolvendo.
O maior desafio foi levar os colegas a conseguirem ultrapassar a sensação de isolamento que sentiam, por trabalharem em unidades dispersas pelos edifícios do Hospital de Santa Maria e Egas Moniz.
Ainda assim, esta estratégia de atuação, aliada ao envolvimento dos colegas em todos os processos, tem dado os seus frutos e tem permitido desenvolver elos de ligação que até aquele momento não existiam. As dificuldades não desapareceram, mas estão mais esbatidas.
Paralelamente a todo o contexto de trabalho, procurámos também desenvolver eventos e ações, tanto de cariz informal como social que contribuíssem para uma maior identificação deste grupo de colegas. A comemoração do Dia Internacional do Secretariado (almoço convívio), as fotos de grupo dos Pólos Administrativos e o projeto ProLer são pequenos gestos que têm contado com a adesão da maioria dos colegas e que têm tido uma apreciação bastante positiva.
De uma maneira geral, o envolvimento dos colaboradores tem sido a base do sucesso para o cumprimento dos objetivos delineados. A CPA incentiva a partilha de informação e estimula que todos os colegas se pronunciem sobre a sua ação, estratégia e resultados. Chamar os colegas a participar e a envolverem-se é torná-los também responsáveis pelos processos de criação e decisão.
4. Quais as próximas áreas nas quais a Coordenação dos Polos Administrativos pretende atuar?
Uma faceta que nos caracteriza é o planeamento e a antecipação de situações. Temos a responsabilidade de (re)construir e manter uma estrutura administrativa informada, desperta para abraçar novos desafios, interpretando as dificuldades como novas oportunidades.
Quando falamos em (re)construir trata-se, sem dúvida, de uma dinâmica em constante mutação. É um processo contínuo de aprendizagem, havendo sempre espaço para reinventar modos de estar e de atuar.
É necessário a reedição do Retrato organizacional por forma a atualizarmos as “jobs descriptions” e cronograma de atividades de cada colaborador. Trata-se do levantamento e caracterização dos recursos humanos afetos aos serviços descentralizados - Clínicas Universitárias, Institutos e Laboratórios da FMUL - e que é efetuado presencialmente junto de cada colega.
Esta informação é vital pois permite-nos, não só desenvolver novos projetos, como identificar novas áreas/situações que careçam de esclarecimento, matrizes de trabalho, ajustar o apoio interno dos colaboradores, redistribuição de tarefas, definição dos objetivos, entre outros.
Iremos também envolver os nossos colegas num novo desafio que esperamos estar concluído no final de 2014, que será a criação das FAC´S Administrativas. Com a participação de todos, procuraremos elabor um manual onde serão partilhadas experiências e boas práticas, que será mais um apoio para dinamizar a informação disponível.
Neste novo ano, teremos uma nova avaliação sobre o desempenho do secretariado que nos chegará pelos nossos “clientes” mais diretos - os alunos. Em parceria com o Departamento Pedagógico e Educação Médica da Associação de Estudantes da Faculdade de Medicina de Lisboa (AEFML), propusemos alguns parâmetros de avaliação a integrar no inquérito dos alunos. Os seus resultados deverão constar no Relatório de balanço das Atividades Letivas de 2013/2014. Desta forma, através da perceção dos alunos sobre o desempenho do secretariado, poderemos também identificar boas práticas e, posteriormente, trabalhar algumas situações que careçam de apoio, procurando sempre a melhoria constante dos serviços.
Vai ser criada e divulgada uma nova iniciativa junto dos alunos, que visa a promoção e utilização responsável e mais eficiente dos recursos, bem como uma nova iniciativa junto dos Docentes, sensibilizando-os para a disponibilização de informação sobre a sua área curricular acessível no Portal, sob orientação do Pedro Mendes e colaboração da colega Sofia Amador.
Por último, numa perspetiva de procura de uma melhoria no nosso desempenho e incrementar a qualidade dos nossos serviços, pretendemos visitar realidades externas à nossa Instituição, visitando outras Faculdades.
5. Enquanto equipa, o que têm aprendido com este Projeto?
Principalmente, aprendemos que a aquisição permanente de competências aliada a um envolvimento da organização são os alicerces basilares para a implementação de qualquer estratégia organizacional.
As competências obtidas com a participação na formação CAF – “Common Assessment Framework”, realizada em paralelo com a implementação do projeto - Coordenação dos Pólos Administrativos -, permitiu-nos obter uma visão mais abrangente sobre as formas de gestão para o funcionamento adequado e eficiente de um serviço público.
A filosofia CAF foi fundamental para se iniciar uma reflexão mais abrangente e consciente da realidade. Este processo permitiu conhecer processos e metodologias de trabalho, reconhecer necessidades de envolvimento dos colaboradores nos processos de decisão e na partilha de conhecimentos, assim como a importância da valorização de formações adequadas aos destinatários e de canais de informação diversificados.
Aprendemos que, uma apreciação regular e uma constante adaptação às realidades plurais da Instituição são os princípios básicos de uma estrutura funcional.
Enquanto equipa acreditamos que a definição de estratégias, o estabelecimento de metas e a avaliação dos resultados só são possíveis com o compromisso e envolvimento de toda a organização, como uma missão global.
Enquanto equipa, assumimos que a mudança não é bem sucedida por decreto mas sim por mudança de atitudes e comportamentos e daí: CONHECER para intervir; SIMPLIFICAR tarefas e INFORMAR melhor.
