Mais e Melhor
A Coordenação dos Pólos Administrativos apresenta o Projecto à Newsletter da FMUL
“Informar, Conhecer, Simplificar” foi desta forma que a Coordenação dos Pólos Administrativos (CPA) apresentou à News um projecto que tem como principal objectivo contribuir para o desenvolvimento e valorização institucional das estruturas administrativas existentes nos Pólos.
[Informar]
A recente reorganização dos serviços da Faculdade de Medicina, com a segmentação em Serviços de Gestão Central, Serviços Descentralizados – Pólos Administrativos e Assessorias Institucionais, procurou melhorar a estrutura organizacional da Escola, aproximando os serviços dos seus utilizadores, sejam alunos, docentes ou a comunidade em geral.
A criação da Coordenação dos Pólos Administrativos (CPA) traduz, por sua vez, a intenção da Direcção da Faculdade de iniciar o processo de reorganização das estruturas administrativas existentes nos Pólos Administrativos.
A equipa da CPA refere que parte do sucesso desta iniciativa dependerá de uma correcta política de comunicação e de um diálogo de proximidade com todos os colegas que exercem funções nos diversos secretariados.
Neste sentido, a CPA apresentou o seu projecto aos docentes e não docentes da FMUL, através de uma divulgação via correio interno, o que lhes permitiu dar a conhecer a sua missão e áreas de actuação em 2011, bem como os contactos disponíveis (mail e extensão interna), quer para receber sugestões quer para pedidos de esclarecimento e apoio.
Neste momento, a Coordenação dos Pólos Administrativos (CPA) é constituída por dois elementos, nomeadamente a Alexandra Teixeira e o Nuno Rodrigues, que fazem questão de frisar que “um dos primeiros objectivos que pretendem alcançar será levar a que, todos os outros técnicos e assistentes que exercem funções nos Pólos e que representam um elevado número de colaboradores da FMUL, se sintam como parte de uma mesma Equipa.”
[Conhecer]
É com a troca de experiência entre todos, com a partilha de saberes de todos que se vai conseguir chegar a um objectivo que é comum a todos: melhorar o funcionamento de cada unidade, agilizando e estruturando os processos em que todos trabalham.
Sendo os Pólos Administrativos serviços de apoio às Clínicas Universitárias, Institutos e Laboratórios, presentemente, está a ser realizado um levantamento dos colaboradores, das funções por estes desempenhadas e dos locais onde se encontram para se poder identificar o que se pode fazer e com quem, para se poder garantir o apoio administrativo a todas as unidades curriculares.
“Não se pode esquecer que, apesar de 50% dos colaboradores não-docentes da nossa Instituição estarem a exercer funções nos Serviços Descentralizados, ainda há docentes que não têm apoio administrativo e teremos de procurar proporcioná-lo.”
Deste modo, há necessidade de conhecer as diversas realidades e formas de trabalho, assim como as dificuldades, expectativas, objectivos e constrangimentos sentidos, para que seja possível, através do diálogo, orientar e encontrar soluções para os vários problemas.
“A aposta consiste no apoio presencial, orientação e métodos de trabalho que permitam o saber fazer de forma correcta, simplificando e reduzindo o tempo gasto em cada tarefa. Pretende-se uma maior capacidade de acção e autonomia, reforçando o espírito e trabalho de equipa. Há necessidade de formação transversal dos diversos secretariados, de modo a se conseguir uma aprendizagem correcta, funcional e disponível a todos, eliminando a aprendizagem e interpretações autodidácticas, que por vezes se reflectem num mau funcionamento.”
“Nestes serviços, ao nível dos colaboradores técnicos e administrativos, não havia, até ao momento, um trabalho padronizado, com procedimentos normalizados e coordenados, pelo que o desempenho era muito diverso, de acordo com a formação de cada colega. A criação da CPA visa terminar com estes constrangimentos. A padronização e uniformização das rotinas, das actividades diárias, e dos documentos representam algumas das prioridades desta equipa”. Segundo a Equipa, este processo vai-se impor muito rapidamente, logo que os diversos colaboradores percebam os benefícios da formalização dos processos e tomem consciência de que “faz sentido fazer desta forma”.
Minimização do erro, valorização dos recursos humanos, maior capacidade de saber fazer, diversificação de tarefas, eliminação de tarefas redundantes e racionalização de recursos são as vantagens apresentadas pela CPA. Mais do que um apoio é oferecido uma experiência!
[Simplificar]
A principal área de actuação em 2011 prende-se com os Processos de Avaliação. Após a análise dos modelos actuais, foram desencadeadas algumas acções específicas, em articulação com vários outros sectores dos serviços da Faculdade, como (i) a inscrição dos alunos on-line em exame, (ii) a correcção dos exames por sistema de leitura óptica e (iii) o lançamento de notas on-line, com o objectivo claro de reduzir e melhorar o uso dos recursos disponíveis.
(i) Inscrição de Exames on-line
Projecto-piloto que visa a optimização dos recursos, nomeadamente os materiais relativos à eleboração dos testes e uma eficaz gestão de espaços pedagógicos. Os alunos são “convidados” a participar, indicando previamente a sua presença em cada exame, através da plataforma de e-learning - Moodle.
Neste momento, por cada exame escrito são impressos o número de exemplares correspondente ao Total de nº. de alunos no ano ou unidade curricular. Quando os alunos não comparecem ao exame o teste não é utilizado, gerando assim um enorme desperdício de papel, de utilização de máquinas fotocopiadoras e de electricidade. Ao mesmo tempo, as salas que, ao serem reservadas para os testes, impossibilitando a realização de outras actividades, acabam, na maior parte das vezes, por nem serem utilizadas, face à não comparência do número de alunos previsto inicialmente.
A adopção desta medida permitirá poupar recursos e evitar desperdícios de papel e electricidade, numa perspectiva de gestão ambiental mais adequada.
“Foi curioso que este projecto foi apresentado às Comissões de Curso com a indicação que seria apenas aplicado nesta fase aos alunos do 1º e do 3º ano do Mestrado Integrado em Medicina, mas todos manifestaram grande interesse em o integrar rapidamente”. A reacção dos Coordenadores de Ano (1º e 3º Ano) também foi de grande apoio e receptividade.
A divulgação foi feita com o apoio das Comissões de Curso que colaboraram activamente neste processo.
A CPA deu-nos a conhecer que, “nesta primeira fase, a título de exemplo, num total de 380 alunos, compareceram 340 ao exame e pré-inscreveram-se 338 online. Ou seja, estes resultados mostram que estamos no caminho certo, para a contabilização quase exacta dos alunos que vão realmente comparecer em exame.”
Esta acção foi apoiada pelo Gabinete de Comunicação e Imagem (Bruno Moura) que concebeu a aplicação para a pré-inscrição nos exames e que concebeu os panfletos de divulgação.
(ii) Correcção de exames por leitura óptica
Numa iniciativa conjunta da Coordenação dos Pólos Administrativos (CPA) e do Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo (GAOG), foi divulgado o processo de leitura óptica dos exames de escolha múltipla, após a aquisição do software, no 1º semestre de 2011.
Aos elementos da CPA e do GAOG coube a tarefa de divulgar o sistema inovador na FMUL, junto dos responsáveis dos vários módulos e áreas disciplinares e dos alunos.
Na implementação deste processo estiveram também envolvidos docentes e alunos representantes das Comissões de Curso, bem como o Presidente da Associação de Estudantes. A sua aceitação foi geral, face às melhorias introduzidas.
Este sistema, cuja execução ficou a cargo do GAOG (António Santos e Pedro Marçal), permite várias funcionalidades e vantagens: maior rapidez no apuramento dos resultados, apresentação de dados estatísticos, resultantes da análise das classificações, e de relatório, garantindo a confidencialidade dos dados, e racionalização de recursos e uniformização no processos.
Ao mesmo, a concretização desta iniciativa traduziu-se numa melhoria do serviço de apoio às aulas e aos alunos prestado pelos Pólos Administrativos.
Na opinião da CPA, “este processo correu muito bem, pois as pessoas foram ouvidas e estão sensibilizadas para a necessidade de optimização de processos”.
(iii) Acção formativa interna: Lançamento de notas on-line
A primeira acção formativa interna procurou promover o desenvolvimento de competências da área pedagógica.
“O lançamento de notas é um procedimento usual e decorre normalmente sem constrangimentos, mas acreditamos que quando uma aprendizagem é assente em formação esta permite uma visão estruturada e organizada deste procedimento”. Foram promovidas várias sessões de formação em que foram realizados exercícios práticos, e utilizado um vídeo explicativo desenvolvido com o apoio do Gabinete de Audiovisuais (João Godinho e Rui Vila). Foi também distribuído o documento – “Etapas do Processo”, onde são apresentados os “passos” que permitem fazer o lançamento de notas on-line.
A Equipa da CPA indica que “nesta primeira formação, a de lançamento de notas online, estiveram cerca de 25 elementos, o que representou uma adesão de 100% dos convidados.” O que demonstra que a estratégia está no “bom caminho”: é o convite lançado ao colaborador, integrando e envolvendo. “Pode-se constatar que as pessoas estão receptivas a este tipo de iniciativa – a partilha, a divulgação, o fazer em conjunto”. A próxima formação planeada será referente à ferramenta do Moodle. Talvez já para o próximo mês. Será uma iniciativa conjunta entre a CPA e o Gabinete de Comunicação e Imagem.
Esta “conversa” terminou tal como começou. “O mote da CPA, do Projecto dos Pólos Administrativos, consiste em informar melhor, conhecer a realidade para poder intervir. Ajudar, indo ao encontro das pessoas, partilhando, estando disponíveis. O objectivo é simplificar as tarefas. Tudo isto se faz através de uma comunicação eficaz e fluída, próxima e de partilha.
É estarmos disponíveis uns para os outros”.
“Reunir-se é um COMEÇO. Permanecer juntos é um PROGRESSO, e trabalhar juntos é um SUCESSO” – Henry Ford
P’la Equipa da Coordenação dos Pólos Administrativos
Equipa Editorial
news@fm.ul.pt
[Informar]
A recente reorganização dos serviços da Faculdade de Medicina, com a segmentação em Serviços de Gestão Central, Serviços Descentralizados – Pólos Administrativos e Assessorias Institucionais, procurou melhorar a estrutura organizacional da Escola, aproximando os serviços dos seus utilizadores, sejam alunos, docentes ou a comunidade em geral.
A criação da Coordenação dos Pólos Administrativos (CPA) traduz, por sua vez, a intenção da Direcção da Faculdade de iniciar o processo de reorganização das estruturas administrativas existentes nos Pólos Administrativos.
A equipa da CPA refere que parte do sucesso desta iniciativa dependerá de uma correcta política de comunicação e de um diálogo de proximidade com todos os colegas que exercem funções nos diversos secretariados.
Neste sentido, a CPA apresentou o seu projecto aos docentes e não docentes da FMUL, através de uma divulgação via correio interno, o que lhes permitiu dar a conhecer a sua missão e áreas de actuação em 2011, bem como os contactos disponíveis (mail e extensão interna), quer para receber sugestões quer para pedidos de esclarecimento e apoio.
Neste momento, a Coordenação dos Pólos Administrativos (CPA) é constituída por dois elementos, nomeadamente a Alexandra Teixeira e o Nuno Rodrigues, que fazem questão de frisar que “um dos primeiros objectivos que pretendem alcançar será levar a que, todos os outros técnicos e assistentes que exercem funções nos Pólos e que representam um elevado número de colaboradores da FMUL, se sintam como parte de uma mesma Equipa.”
[Conhecer]
É com a troca de experiência entre todos, com a partilha de saberes de todos que se vai conseguir chegar a um objectivo que é comum a todos: melhorar o funcionamento de cada unidade, agilizando e estruturando os processos em que todos trabalham.
Sendo os Pólos Administrativos serviços de apoio às Clínicas Universitárias, Institutos e Laboratórios, presentemente, está a ser realizado um levantamento dos colaboradores, das funções por estes desempenhadas e dos locais onde se encontram para se poder identificar o que se pode fazer e com quem, para se poder garantir o apoio administrativo a todas as unidades curriculares.
“Não se pode esquecer que, apesar de 50% dos colaboradores não-docentes da nossa Instituição estarem a exercer funções nos Serviços Descentralizados, ainda há docentes que não têm apoio administrativo e teremos de procurar proporcioná-lo.”
Deste modo, há necessidade de conhecer as diversas realidades e formas de trabalho, assim como as dificuldades, expectativas, objectivos e constrangimentos sentidos, para que seja possível, através do diálogo, orientar e encontrar soluções para os vários problemas.
“A aposta consiste no apoio presencial, orientação e métodos de trabalho que permitam o saber fazer de forma correcta, simplificando e reduzindo o tempo gasto em cada tarefa. Pretende-se uma maior capacidade de acção e autonomia, reforçando o espírito e trabalho de equipa. Há necessidade de formação transversal dos diversos secretariados, de modo a se conseguir uma aprendizagem correcta, funcional e disponível a todos, eliminando a aprendizagem e interpretações autodidácticas, que por vezes se reflectem num mau funcionamento.”
“Nestes serviços, ao nível dos colaboradores técnicos e administrativos, não havia, até ao momento, um trabalho padronizado, com procedimentos normalizados e coordenados, pelo que o desempenho era muito diverso, de acordo com a formação de cada colega. A criação da CPA visa terminar com estes constrangimentos. A padronização e uniformização das rotinas, das actividades diárias, e dos documentos representam algumas das prioridades desta equipa”. Segundo a Equipa, este processo vai-se impor muito rapidamente, logo que os diversos colaboradores percebam os benefícios da formalização dos processos e tomem consciência de que “faz sentido fazer desta forma”.
Minimização do erro, valorização dos recursos humanos, maior capacidade de saber fazer, diversificação de tarefas, eliminação de tarefas redundantes e racionalização de recursos são as vantagens apresentadas pela CPA. Mais do que um apoio é oferecido uma experiência!
[Simplificar]
A principal área de actuação em 2011 prende-se com os Processos de Avaliação. Após a análise dos modelos actuais, foram desencadeadas algumas acções específicas, em articulação com vários outros sectores dos serviços da Faculdade, como (i) a inscrição dos alunos on-line em exame, (ii) a correcção dos exames por sistema de leitura óptica e (iii) o lançamento de notas on-line, com o objectivo claro de reduzir e melhorar o uso dos recursos disponíveis.
(i) Inscrição de Exames on-line
Projecto-piloto que visa a optimização dos recursos, nomeadamente os materiais relativos à eleboração dos testes e uma eficaz gestão de espaços pedagógicos. Os alunos são “convidados” a participar, indicando previamente a sua presença em cada exame, através da plataforma de e-learning - Moodle.
Neste momento, por cada exame escrito são impressos o número de exemplares correspondente ao Total de nº. de alunos no ano ou unidade curricular. Quando os alunos não comparecem ao exame o teste não é utilizado, gerando assim um enorme desperdício de papel, de utilização de máquinas fotocopiadoras e de electricidade. Ao mesmo tempo, as salas que, ao serem reservadas para os testes, impossibilitando a realização de outras actividades, acabam, na maior parte das vezes, por nem serem utilizadas, face à não comparência do número de alunos previsto inicialmente.
A adopção desta medida permitirá poupar recursos e evitar desperdícios de papel e electricidade, numa perspectiva de gestão ambiental mais adequada.
“Foi curioso que este projecto foi apresentado às Comissões de Curso com a indicação que seria apenas aplicado nesta fase aos alunos do 1º e do 3º ano do Mestrado Integrado em Medicina, mas todos manifestaram grande interesse em o integrar rapidamente”. A reacção dos Coordenadores de Ano (1º e 3º Ano) também foi de grande apoio e receptividade.
A divulgação foi feita com o apoio das Comissões de Curso que colaboraram activamente neste processo.
A CPA deu-nos a conhecer que, “nesta primeira fase, a título de exemplo, num total de 380 alunos, compareceram 340 ao exame e pré-inscreveram-se 338 online. Ou seja, estes resultados mostram que estamos no caminho certo, para a contabilização quase exacta dos alunos que vão realmente comparecer em exame.”
Esta acção foi apoiada pelo Gabinete de Comunicação e Imagem (Bruno Moura) que concebeu a aplicação para a pré-inscrição nos exames e que concebeu os panfletos de divulgação.
(ii) Correcção de exames por leitura óptica
Numa iniciativa conjunta da Coordenação dos Pólos Administrativos (CPA) e do Gabinete de Apoio aos Órgãos de Governo (GAOG), foi divulgado o processo de leitura óptica dos exames de escolha múltipla, após a aquisição do software, no 1º semestre de 2011.
Aos elementos da CPA e do GAOG coube a tarefa de divulgar o sistema inovador na FMUL, junto dos responsáveis dos vários módulos e áreas disciplinares e dos alunos.
Na implementação deste processo estiveram também envolvidos docentes e alunos representantes das Comissões de Curso, bem como o Presidente da Associação de Estudantes. A sua aceitação foi geral, face às melhorias introduzidas.
Este sistema, cuja execução ficou a cargo do GAOG (António Santos e Pedro Marçal), permite várias funcionalidades e vantagens: maior rapidez no apuramento dos resultados, apresentação de dados estatísticos, resultantes da análise das classificações, e de relatório, garantindo a confidencialidade dos dados, e racionalização de recursos e uniformização no processos.
Ao mesmo, a concretização desta iniciativa traduziu-se numa melhoria do serviço de apoio às aulas e aos alunos prestado pelos Pólos Administrativos.
Na opinião da CPA, “este processo correu muito bem, pois as pessoas foram ouvidas e estão sensibilizadas para a necessidade de optimização de processos”.
(iii) Acção formativa interna: Lançamento de notas on-line
A primeira acção formativa interna procurou promover o desenvolvimento de competências da área pedagógica.
“O lançamento de notas é um procedimento usual e decorre normalmente sem constrangimentos, mas acreditamos que quando uma aprendizagem é assente em formação esta permite uma visão estruturada e organizada deste procedimento”. Foram promovidas várias sessões de formação em que foram realizados exercícios práticos, e utilizado um vídeo explicativo desenvolvido com o apoio do Gabinete de Audiovisuais (João Godinho e Rui Vila). Foi também distribuído o documento – “Etapas do Processo”, onde são apresentados os “passos” que permitem fazer o lançamento de notas on-line.
A Equipa da CPA indica que “nesta primeira formação, a de lançamento de notas online, estiveram cerca de 25 elementos, o que representou uma adesão de 100% dos convidados.” O que demonstra que a estratégia está no “bom caminho”: é o convite lançado ao colaborador, integrando e envolvendo. “Pode-se constatar que as pessoas estão receptivas a este tipo de iniciativa – a partilha, a divulgação, o fazer em conjunto”. A próxima formação planeada será referente à ferramenta do Moodle. Talvez já para o próximo mês. Será uma iniciativa conjunta entre a CPA e o Gabinete de Comunicação e Imagem.
Esta “conversa” terminou tal como começou. “O mote da CPA, do Projecto dos Pólos Administrativos, consiste em informar melhor, conhecer a realidade para poder intervir. Ajudar, indo ao encontro das pessoas, partilhando, estando disponíveis. O objectivo é simplificar as tarefas. Tudo isto se faz através de uma comunicação eficaz e fluída, próxima e de partilha.
É estarmos disponíveis uns para os outros”.
“Reunir-se é um COMEÇO. Permanecer juntos é um PROGRESSO, e trabalhar juntos é um SUCESSO” – Henry Ford
P’la Equipa da Coordenação dos Pólos Administrativos
Equipa Editorial
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