Integrar o Departamento Científico era o sonho da Andreia, considerava, no entanto, que não estava à altura do desafio. Pôs então o Departamento de Logística em primeiro lugar na sua escolha, para se poupar a uma possível desilusão de não cumprir o seu sonho. Uma das provas de fogo avizinhava-se, apresentar uma proposta que permitisse avaliar a sua verdadeira vocação. Preparado o trabalho e pronto a ser exposto, percebeu que talvez se desvalorizasse com facilidade. Três etapas depois a boa notícia surgiria, ia ficar no Científico onde realmente queria estar.
O AIMS tem sido um forte cartão de visita para alguns dos que escolhem Medicina. A Sofia que o diga, hesitante entre duas das melhores Faculdades de Medicina, decidiu-se pela Faculdade da Universidade de Lisboa, por ser a Instituição criadora do maior encontro da área Biomédica, organizado apenas por estudantes. Talvez pela fasquia alta que colocam a si próprios, talvez pela aspiração de um dia pertencer ao grupo desse mesmo grande evento, a tentação de se subestimarem é bem reveladora da humildade e proporcional empenho que colocam em tudo o que fazem.
Mais trabalho do que porventura se imagina inicialmente, esta é a vez de conhecer os coordenandos que estão sob a alçada dos coordenadores do AIMS.
Aspiração de quem chega à equipa de enriquecer currículo? Não, explicam-me. Aprendizagem pessoal e crescimento intelectual, sem qualquer ambição de carreira.
Se os coordenadores precisam da visão estratégica da equipa, os coordenandos olham para os núcleos específicos e trabalham pastas temáticas.
As regras funcionam de ano para ano e mantêm-se coerentes, com uma assinatura de continuidade. Durante 3 dias são feitas provas que mostram a aptidão de cada candidato e a que lugar ele melhor se encaixa. Faro afinado para escolher as equipas, faro igual para apontar os potenciais temas e seus oradores, mas nem sempre o faro é tão apurado para perceberem que podem ser muito bons a desempenhar os seus papéis.
No fim de cada congresso sabem bem que eram afinal as pessoas certas, nos lugares exatos.
Momento alto ainda por acontecer, o facto é que esta equipa já começou trabalhos em 2021. Está a dois meses de dar o grande sonho por terminado.
Para já, só pensam no presente. Curiosos que estão com um Congresso presencial, para muitos a expectativa é forte, já que nunca assistiram a algo de vivos olhos, ali diante deles.
Ainda no 2º ano a Andreia é uma das estudantes que nunca viu o Congresso em palco, apenas pela distância da fibra ótica. O Francisco estava na ilha da Madeira nos primeiros anos de Medicina e a Sofia, agora no 3º ano, no ano em que entrou, viu o AIMS ser cancelado devido à pandemia.
Precisaram por isso de trabalhar do zero e às escuras, sem tanta bagagem trazida do passado, sem os mesmos vincos a orientar as linhas certas. Mas a nova vida não acarreta más consequências. “É intuitivo e acontece” explica-me o Francisco e depois as ajudas surgem entre coordenadores e quem ainda é aprendiz.
Todos os anos muitos se inscrevem e não têm logo vaga, só no ano seguinte podem voltar a tentar. Não é por não se integrar a equipa organizadora do AIMS que não se ganha vantagem. Com o papel de embaixadores, as vantagens de inscrição e participação são tão mais vantajosas, quanto maior for a comunicação do embaixador a outros contactos à sua volta. Networking pensado cautelosamente e que continua a colocar este Congresso de Biomedicina na liderança dos grandes eventos. Parecem uma empresa de organização de eventos, família que até aqui nem se conhecia, mas que agora se protege e sem egos na equação. A aprendizagem a pique enriquece todos.
Um pouco mais sobre o AIMS e que perfil se procura, quando se fala de integração da equipa organizadora, foi o que nos juntou à volta da mesma mesa.
Conhecida por ser uma das equipas mais aliciantes em contactos e talvez a mais responsável por trazer Prémios Nobel a Portugal, afinal o que é preciso para pertencer ao Científico?
Andreia Serra (Científico): Vontade. É preciso capacidade de trabalho e organização, mas é a vontade que marca a diferença. O meu papel passa muito por organizar os módulos e os seus conteúdos. Começamos a partir do tema principal e depois vamos aos sub-temas. Passamos depois pela fase em que pensamos nas melhores pessoas para cada um desses temas. Isso implica enviar muitos convites, sabendo nós que a maioria deles vem recusado, sabemos à partida disso, e há que ter uma vasta lista de oradores substitutos.
Temos de saber lidar com alternativas e planos para assegurar que, no momento exato, o evento vai mesmo acontecer e que será sempre muito interessante.
No verão começamos a preparar as AIMS Masterclasses e dividimo-nos em grupos de dois. Aí definimos temas das palestras e trabalhamos nos oradores. Individualmente cada um de nós assume 6 workshops e toda a sua gestão. No final do Congresso e com os outros workshops a somar, chegamos a atingir um total de 20. Por fim asseguramos as três competições e os trabalhos que são necessários desenvolver.
Mariana, isso faz-me pensar na pressão da agenda. Porque a logística precisa de pensar e executar tudo antes que as outras áreas comecem a fechar prazos. Estou enganada se dizer que os vossos tempos terminam muito antes do próprio evento?
Mariana Moreira (Logística): Temos realmente uma sobrecarga bastante grande, principalmente porque temos de conciliar esta organização do AIMS com a agenda dos próprios exames, porque enquanto estudantes estamos em avaliações. Há muito a assumir. Tratar de tudo para o coffee break, assegurar os Giveaways, a parte do AIMS Green, são várias áreas diferentes e que têm todas de estar prontas na altura do Congresso.
Quando este acontece, só as coisas mínimas podem ainda precisar de resposta, mas de forma imediata, pois todas aquelas que são mais estruturais têm de estar devidamente acauteladas. Por isso, a gestão de tempo é essencial, principalmente na logística. Mas consegue-se! Estamos num ano em que vamos ter um evento híbrido e é possível que nem todos tenham a ideia exata que isso acarreta o dobro do trabalho, porque são dois eventos num só. Em termos de trabalho investido é praticamente o dobro. Neste tempo há que ter noção que vão ser necessárias muitas horas a fazer telefonemas, a ver e-mails e contactos, gestão de tempo necessária entre tudo o que temos de cumprir.
Francisco, diria que para além da gestão de tempo há também a gestão das expectativas. Porque há parceiros que, apesar de terem sido investidores no passado, também chegam a um momento em que dizem que “não”. Como se gerem as expectativas e as negativas?
Francisco Sousa (Logística): Quando recebemos os primeiros “nãos”, pensamos sempre se a nossa maneira de abordar terá sido menos correta, ou seja, questionamos o nosso próprio papel dentro da ação. O papel dos coordenadores, aqui, ajuda muito a preparar mentalmente para as tais respostas negativas. Aprendemos sempre que é preciso assumir vários contactos ao mesmo tempo, porque sabemos que há sempre o "não" quase certo.
A sobrecarga também está implícita aqui, porque para garantir que nada falhe, há que fazer contactos múltiplos, com caminhos múltiplos para que não se corram riscos, só assim garantimos um número que nos permita garantir o Congresso.
Francisco e Mariana muitas vezes na área de logística é necessário negociar, traçar metas e contrapartidas, pedir, insistir. Para quem queira entrar no AIMS, por que razão a logística é apelativa?
Francisco: O Fundraising é um bom exemplo a dar, porque pedimos patrocínio financeiro, apresentando em troca contrapartidas. Então, apesar de estarmos a pedir dinheiro, estamos igualmente a oferecer algo em troca. Entendemos também que, com os acordos feitos, temos sempre associados escalões que dão grande visibilidade à marca. Nessas marcas que nos dão mais apoio logístico, claro que também damos contrapartidas e que passam sempre pela visibilidade e por aquilo que essa visibilidade pode fazer a marca alcançar.
Mariana: Temos noção que, quando pedimos coisas para o AIMS, pedimos números elevados. Imagine um coffee break para mil pessoas. Por si só já é difícil, mas por acréscimo já nos habituámos a querer ter a maior diversidade de todas, então temos sempre presente a ideia que temos de fazer mais e melhor que a edição anterior. Todos os parceiros são importantes para nós, uns investem em volume e quantidade e outros em produtos diferenciados e em menor quantidade e a cada um adaptamos o processo. Sempre me considerei vocacionada para falar ao telefone e pedir e andar a insistir, e essas são qualidades essenciais para este trabalho. Quem vier para a logística tem de perder a vergonha e ter facilidade em pegar num telefone, falar muito, explicar e depois mostrar os vários lados que podem favorecer ambas as partes. É assim que se perde a vergonha e o medo, até porque se aprende que não há nada impossível.
Beatriz, apresenta-nos as mais-valias da área das Relações públicas.
Beatriz Teixeira (Relações Públicas): A parte mais mágica é a internacional e a componente de dinamização diante da literacia em Saúde.
Candidatei-me só a este Departamento e acho-o privilegiado, porque tem uma forte componente internacional, traz muitos participantes do mundo. Isso obriga-nos a direcionar o AIMS para fora, porque se queremos ser atrativos para outros países, temos de saber comunicar e chegar a eles. Um ponto muito interessante nesta área é a ponte que estabelecemos com outros estudantes, outras culturas e eventos semelhantes feitos nos seus países.
Há depois o contacto aos embaixadores e esses são aqueles que estimulam outros a visitarem o Congresso. Até a parte burocrática de se escolher onde vão os nossos oradores ficar, é uma parte interessante. O próprio programa Homestay, é um projeto trabalhado por nós e eu já vivi a experiência de acolher dois estudantes de Medicina, quando na verdade ainda nem fazia parte da equipa do AIMS.
Dica final é dizer que também fiquei perita em programas Excel, eu que não sabia nada do assunto. (Risos) Aqui aprende-se e faz-se um pouco de tudo.
Sofia, vocês são a área que depois dá o reflexo público do trabalho de todas estas áreas.
Sofia Batista (Imagem e Divulgação): Não é por acaso que costumo dizer que nós andamos aos ombros de gigantes. Temos um conteúdo já por si muito bom, já há parte de um trabalho todo feito. Eu tenho imensa sorte porque sinto que esta área, mas também pela responsabilidade do Filipe meu coordenador, é muito criativa. Podemos sempre expandir mais. Aqui há dinâmica de ideias e colocamos tudo na mesa e avaliamos qual a escolha que prevalece depois das tantas ideias.
É curioso porque quando me inscrevi nas equipas, propus integrar o Científico, ou a área da Imagem e acabei por ficar na Imagem. Com isso aprendi novas ferramentas, como trabalhar um site, por exemplo. Aprendemos que depois de ter ideias, também as passamos a saber implementar e a deixar fluir, isso traz de repente grande bagagem.
E como se cruzam as vontades de todos? Que dinâmicas se conseguem traçar para um grupo que só vem a conhecer-se já dentro do AIMS?
Beatriz: Ajuda muito as reuniões entre todos os membros da comissão organizadora de 15 em 15 dias.
Sofia: E depois há as votações onde pomos, com todos os coordenandos e coordenadores, os pontos a decidir e fazem-se as escolhas finais.
Essa democratização corre sempre bem?
(Riso Geral)
Sofia: Às vezes levamos uma ideia que achamos ser fantástica e depois mais ninguém gosta dela. (Risos) E nem perceberam a ideia. (Risos) Mas é isso que tem de bom, mostra que aquilo que parece óbvio a um, pode não o ser para outros, o que espelha aquilo que seria se fossemos com aquela ideia para o exterior sem a testar antes. É importante reforçar como o diálogo entre nós e entre áreas, é também tão enriquecedor. Como entramos em projetos comuns e temos áreas diferentes, é no diálogo que procuramos um caminho comum para chegar ao mesmo fim.
Antes de um grande momento parece haver sempre uma noite de ansiedade, pelo menos mal dormida. O momento de um importante exame, da subida a um palco, ou de um grande evento. Há algo que vos tire o sono para esse grande momento?
Andreia: Perdemos o sono bastante tempo antes, porque na véspera tudo tem que estar a postos. No dia do Congresso, o sucesso depende muito dos próprios oradores e daquilo que seja o seu desempenho.
Mariana: Para a logística há um grande pico de stress no dia do evento, porque aí temos de preparar o coffee break, o almoço. E há muitas tarefas a fazer, nesse dia a task force é crucial. Para mil pessoas não é fácil preparar tudo, porque preparamos nós a maioria dos alimentos e decoração, as sandes, a disposição, tudo isso é feito por nós. Só vamos respirar fundo no dia a seguir ao Congresso.
Beatriz: Nós pertencemos a um grupo privilegiado pois asseguramos o check in e depois estamos mais libertos. Mas é muito raro estarmos só no nosso grupo, quando nos despachamos, vamos ajudar as pessoas dos outros departamentos. A adrenalina é tanta que eu quero que todos sintam o que eu estou a sentir, "que espetáculo que estes meus amigos que vão ser médicos, consigam realizar um evento desta dimensão". E, apesar de parecer que estamos constantemente sobrecarregados de trabalho, é importante dizer que aprendemos muito em equipa e temos vários momentos de divertimento durante todo o processo!
Francisco: Eu tenho uma postura relaxada, durmo sempre bem. (Risos) Mas depois, a cada manhã, assumo com muita responsabilidade o que ainda está por cumprir. Sei dos deadlines, mas não quero ficar ansioso, pois aí a probabilidade de falhar poderá ser maior.
Sofia: Na parte da imagem o que me vai tirar um pouco o sono é a imagem final e as suas duas vertentes. É algo novo em duas vertentes e tem de correr bem aos dois públicos. Não queremos que quem está à distância se sinta prejudicado quer no acesso ao Congresso, quer perante as competições.
Se vos pedisse um título para este texto do AIMS, o que me sugeririam, depois desta nossa conversa?
Andreia: "Dar e receber". Nós damos muito ao AIMS, mas depois vamos receber de várias maneiras, pelo conhecimento que ganhámos, pelas novas competências, pelas pessoas adquiridas. É uma grande troca de experiências.
Sofia: “Primeira vez", porque vamos ter a sensação de primeira vez em muitos sentidos. Para muitos, será mesmo o primeiro Congresso presencial, haverá primeiras experiências em novas componentes, certamente será a primeira vez a ouvir muitos dos nossos oradores, e é a primeira vez que esta CO organiza algo com estas dimensões.
Beatriz: "A novidade do Regresso". Vamos ter novas realidades da Medicina, das novas tecnologias. Há muito de novo!
Mariana: "A superação de nós próprios", mais ou menos experientes, sinto que todos nos superámos a nós próprios. Mesmo os que no começo julgaram estar aquém, todos se superaram. Os próprios coordenadores foram incríveis, eles superam em disponibilidade e capacidade de resolução de problemas.
Francisco: "Juntos somos mais fortes", porque são 4 departamentos em uníssono, a trabalhar com vontade de crescer e com forte capacidade de diálogo. As várias vertentes do "eu" crescem e superam-se e isso reflete o Congresso que aparece sempre melhor. Não há trabalho sozinho, mas de equipa, entre todos!
Preparado para o grande evento?
É já em março!
https://www.aimsmeeting.org/
Joana Sousa
Equipa Editorial
