Por diversas vezes, ao longo deste ano e durante o período da pandemia, quisemos dar eco de um grupo de pessoas que se move sempre discretamente nos bastidores e garante que todo o trabalho aconteça. Subtis e silenciosos, muitos foram os que trabalharam madrugada fora para prever e planear todos os caminhos de implementação para que os estudantes nunca perdessem as rotinas académicas, fossem elas presenciais ou à distância.

Faltava-nos ouvir o relato do grupo da Área da Académica e assim o fizemos. Através da Dolores Machado, chefe de divisão, e do Pedro Marçal, coordenador do núcleo académico, fica o olhar de quem cuida diariamente da organização entre Faculdade e estudantes.

Uma mudança que começou em março e que mudou quase todo o sistema como o conhecíamos, 8 meses depois como estamos a trabalhar? O que mudou? Haverá coisas que esta crise nos ensinou a lidar de modo diferente? Como têm reagido os estudantes às mudanças?

Numa área em que o contato presencial com os alunos e outros utentes tem uma vertente muito forte, e em que muitos dos procedimentos se encontram automatizados, ir para teletrabalho em março de 2020 e ver alterados muitos dos pressupostos de base dos nossos procedimentos, levou à necessidade de parar e para cada situação, identificar qual a melhor forma de obter os mesmos resultados mas de uma forma diferente. Terão sido sempre adotados os procedimentos mais adequados? Hoje, olhando para trás, talvez diga que não, mas hoje temos a experiência de termos vivido aqueles momentos e podermos analisar o que correu bem e o que poderia ter corrido melhor.

Em finais de fevereiro, começámos a ser contactados por alunos que tinham estado em Itália na altura do carnaval; alunos Erasmus incoming, nomeadamente Italianos que também tinham ido a casa nessa altura e alunos Erasmus outgoing que estavam em zonas de risco pandémico e que se viram divididos entre terminar a sua mobilidade ou retornar a Portugal.

Com o passar dos dias e acompanhando a situação pandémica em Itália, começámos a perceber que esta não iria ser uma crise de rápida resolução.

Em março, foi pensar o que poderíamos fazer para dar resposta às necessidades, de uma forma rápida porque o tempo urgia e as alterações de procedimentos eram muitas e transversais a todos os setores da Área Académica. Foi necessário formular tempestivamente planos de resposta para assegurar a estabilidade dos procedimentos académicos, particularmente críticos relativamente à graduação, inscrições, matrículas de novos alunos e receção de documentação.

Foram muitas as alterações com as quais a Área Académica se viu confrontada. Se não vejamos:

• Suspensão dos Estágios Clínicos do 6.º ano;
• Impossibilidade de discussão presencial dos Trabalhos Finais do Mestrado Integrado em Medicina;
• Impossibilidade de receção de documentação proveniente de Instituições de Saúde Parceiras em papel;
• Alteração nos formatos de avaliação das unidades curriculares que impossibilitou a realização de procedimentos automatizados;
• Eliminação de avaliações presenciais com exames de papel e lápis e participação no modelo de avaliação online através do QuizOne. Ao contrário da avaliação em formato papel, estabilizada e de uso intensivo ao longo da última década, o QuizOne foi uma realidade totalmente nova, para a qual foi necessário preencher, em muito pouco tempo, toda a estrutura (cursos, unidades curriculares, alunos e perfis de utilizadores);
• Alteração das modalidades de lecionação de aulas e necessidade de articulação de aulas presenciais com aulas em videoconferência;
• Alteração nas dimensões das salas de aula de modo a cumprir com as regras de distanciamento social definidas pela DGS;
• Interrupção das mobilidades em curso e cancelamento das mobilidades para 2020/2021;
• Suspensão do Concurso Especial para Acesso ao Curso de Medicina por Titulares do Grau de Licenciado;
• Cancelamento da época de Exames do Reconhecimento Específico de Graus Estrangeiros;

Estes são apenas alguns exemplos, tentando retratar algumas das alterações que ocorreram nos vários setores da Área Académica.

Se em determinadas situações a impossibilidade de podermos desempenhar as nossas tarefas presencialmente levou a que se implementassem procedimentos on-line, que serão de manter pela mais-valia que trouxeram, exemplifique-se com a implementação da candidatura a reingresso on-line, que permite aos candidatos instruírem toda a sua candidatura sem terem de se deslocar à Faculdade, outras situações existiram em que as alterações introduzidas nos levaram a perder os automatismos que levámos anos a introduzir no sistema de gestão académico dos alunos.

A alteração do modelo de avaliação das unidades curriculares, motivado pela impossibilidade de realização presencial das mesmas, e o cancelamento do estágio clínico do 6.º ano, impossibilitou a execução automatizada dos procedimentos de lançamento de notas, inscrição em melhoria de nota e cálculo da classificação final do estágio clínico do 6.º ano, passando a ser procedimentos que tiveram de ser efetuados manualmente, com acréscimo substancial nas tarefas a serem executadas por todos aqueles que se encontram afetos a estas áreas, sejam colegas da Área Académica, sejam colegas da Área dos Pólos Administrativos, setor que tem uma ligação muito direta à Académica em determinadas áreas de intervenção.

Com o avançar do tempo, e porque a Faculdade não pode parar, repensaram-se procedimentos e retomaram-se processos interrompidos como foi o caso do Concurso Especial para Acesso ao Curso de Medicina por Titulares do Grau de Licenciados (tendo sido possível permitir a matrícula e inscrição destes novos alunos em conjunto com os alunos 1.º ano, 1.ª vez que ingressaram através do Concurso Nacional de Acesso) e acolheram-se os candidatos de Reconhecimento Específico ao Ciclo de Estudos Integrado do Mestrado em Medicina das Escolas Médicas Portuguesas, com a definição de uma época alternativa.

Foi ainda um desafio a matrícula / inscrição dos alunos do 1.º ano, 1.ª vez, sem deslocação física à Faculdade. O sistema de gestão académico foi preparado pela Reitoria da Universidade de Lisboa para a receção de documentação, mas, por vezes, o que se faz pela primeira vez necessita de ajustes de última hora e melhorias que com certeza para o ano já estarão implementadas, mas que despertaram dificuldades para as quais se teve de dar resposta no momento. Toda a partilha e interação de estudantes de anos mais avançados com os caloiros e entre caloiros não existiu. Isso foi bom? Não, mas foi o possível e os novos alunos já percorrem os nossos corredores, com menor frequência, mas de certeza com muita vontade e crença de que a antiga normalidade irá voltar e eles poderão usufrui em pleno da sua vida académica.

Oito meses depois, continuamos em estado de pandemia e, por esse motivo, alguns dos condicionalismos mantêm-se. Embora se privilegie o teletrabalho, dando cumprimento às disposições legais em vigor, mantemos em trabalho presencial, em cada um dos setores, um colega em permanência. Tal, facilita a articulação de quem se encontra em teletrabalho com que se encontra na Faculdade.

Com a experiência adquirida no passado estamos a tentar recuperar os automatismos perdidos no semestre passado e manter os automatismos desenvolvidos durante a primeira vaga da pandemia.

Aquilo que temos também de valorizar foi a permanente interação entre a Área Académica e a AEFML e as Comissões de Curso, sempre disponíveis para apoiar todos os procedimentos e para fazer chegar da melhor forma possível a informação necessária a todos os estudantes para que nenhum perdesse informação sobre procedimentos alterados ou informação necessária ao seu percurso académico.

Com os olhos postos no futuro, e na crescente vontade de recuperar aquilo que perdemos em determinado momento, o setor da mobilidade académica avançou com as sessões de esclarecimentos tendo em vista as mobilidades para o ano letivo 2021/2022. Acreditamos, ou pelo menos, temos a esperança, de que no próximo ano letivo possamos de novo ter a circulação restabelecida e existam condições para que os nossos alunos possam usufruir de uma experiência enriquecedora noutro país e instituições de ensino superior e possamos vir a acolher estudantes provenientes de outros países na nossa instituição para connosco poderem também aprender.  

Adicionalmente, o trabalho remoto colocou na agenda competências derivadas do uso intensivo das tecnologias de apoio, a título ilustrativo podemos indicar que por videoconferência foram discutidos 275 trabalhos Finais do Mestrado Integrado em Medicina, realizadas 53 entrevistas por candidatos do Concurso Especial para Titulares do Grau de Licenciado e discutidas 20 provas no âmbito do processo de reconhecimento de grau por médicos estrangeiros.

Cumpre aqui prestar o devido reconhecimento a todos os colegas da Área Académica.

No contexto de gestão de equipas em ambiente digital, em ambiente de crise, em teletrabalho e ao mesmo tempo reforçar os laços de colaboração à distância, só foi possível atingir bons resultados, devido à disponibilidade dos colegas, no uso dos seus computadores e telemóveis pessoais, e ao grande espírito de equipa, dedicação, empenho extraordinário e um sentido de pertença à instituição.

Os colegas desenvolveram todos os procedimentos que permitiram que no final do ano letivo tudo o que era necessário estar concluído, estivesse, e no início do ano letivo, tudo o que que era necessário estar preparado estivesse.

Resta-nos, pois, continuar a investir no alcançar dos objetivos definidos para a Área Académica, acreditando que em breve ultrapassaremos a situação de pandemia, mas com a certeza de que enquanto nos encontrarmos em situação de pandemia, em conjunto, seremos capazes de dar resposta às adversidades, a evoluir e inovar.

Dolores Machado
Chefe de Divisão da Área Académica
 

Pedro Marçal
Coordenador do Núcleo Académico