Numa reunião que prometia ser apenas um ponto de situação entre a nova equipa do AIMS (Annual International (Bio)Medical Students) e o Gabinete de Comunicação da Faculdade, rápido se percebeu que valia a pena juntar todos os coordenadores de departamento e conhecer a equipa alargada, antes de se combinarem trabalhos conjuntos. Sentada diante do seu coordenador geral, o Guilherme Vilhais, perguntei-lhe quantos coordenadores tinha. Respondeu-me 8. "E será que conseguimos reunir, pelo menos, alguns deles aqui?". Entre ele e a equipa de Relações Públicas trocaram um rápido olhar, o Guilherme sorriu, aparentemente descontraído e de perna traçada, começaram a teclar e a fazer chamadas a um ritmo alucinante.
A ideia neste mês de outubro, era, mais do que promover apenas o projeto AIMS, dar a conhecer as suas pessoas e o que trazem elas de novo. Eu estava certa que se viesse metade do grupo já seria um sucesso. Enganei-me.
Quase a seguir entrou a Mariana que começou também ela a fazer chamadas.
Quieta na cadeira sem saber ao certo o que lhes tinha pedido, continuava apenas a observá-los entre um estado de diversão e ao mesmo tempo admirada e ia ouvindo. "Ela está em aula, mas consegue dar aqui um salto", "Espera não saias já da Faculdade, consegues aparecer aqui?".
Numa fração de três minutos uma sala de reuniões que tinha apenas 3 elementos, enchia-se de alunos, todos responsáveis pela coordenação de uma área concreta do AIMS.
E ali estavam eles, todos, prontos e disponíveis para qualquer coisa que nenhum deles sabia o que era. Mas mobilizados que foram, agiram de imediato porque me explicariam, mais tarde, que naturalmente quando se assumem certas pastas o grau de compromisso com o projeto é, em alguns momentos, a sua primeira prioridade.
O AIMS conta já com a sua 11ª edição e ao longo dos anos foi atingido um grau de sucesso nacional e mesmo internacional quase inigualável. Exagero? Não, repare: em 2019 conseguiram ter 941 participantes e desses, 119 eram internacionais, oriundos de 35 países diferentes; organizaram 87 workshops, com 1893 vagas preenchidas; e a colaborar com o congresso reuniram 244 profissionais de saúde. Tornaram-se tão prestigiados que começaram a trazer diferentes Prémios Nobel da Medicina, da Química, entre outros ilustres igualmente brilhantes nas suas áreas. Em 2020 prometem alargar o espectro de audiência atingindo os 1250 participantes. Dizem ainda que não é só essa a mudança, há mais. Trazem maior preocupação social, falam de sustentabilidade e do combate ao desperdício alimentar.
O que pretende esta grande organização apenas formada por 24 estudantes da Faculdade de Medicina da Universidade de Lisboa? Reunir um diverso leque de interessados não só em Medicina, mas em todas as áreas Biomédicas, enquanto estudantes do pré-graduado da área da Saúde. Diria que o pensamento os leva ainda mais longe.
Guilherme comecemos por ti. És o coordenador geral, mas que papel é esse num projeto destes?
Guilherme Vilhais: O coordenador geral tem de estar sempre a par de tudo o que se está a passar em todos os departamentos para possibilitar esclarecer qualquer dúvida que surja entre eles. Na verdade, é o elemento que faz a ponte entre os vários departamentos. Articula muito as funções o que implica estar muito em cima de tudo o que está a acontecer. E isso passa por estar a par dos módulos, dos oradores, do programa social, do fundraising, da logística propriamente dita do congresso. Tem sempre de gerir a equipa como um todo, ouvindo-a e tomando decisões conjuntas. Quando há reuniões com entidades externas é a pessoa que dá a cara pelo projeto e, apesar de quase nunca sozinho, é em última análise o representante externo do AIMS. Depois, tenho tarefas alocadas só a mim, precisamente para dar uma ajuda a quem está mais sobrecarregado. Há ainda em paralelo outro papel, e não menos importante, que é o estabelecimento de pontes com a Faculdade de Medicina e com a própria Universidade de Lisboa. Defendemos muito que só temos a ganhar em juntar esforços com a Faculdade. Apesar da “instituição mãe” do AIMS ser a AEFML, acreditamos que o trabalho que desenvolvemos eleva o próprio nome da Faculdade e por inerência o nosso por sermos cá estudantes.
Como é que se chega à coordenação geral desta organização?
Guilherme Vilhais: No ano passado já era membro do departamento científico. Aliás há sempre um racional de continuidade no AIMS. Todos os coordenadores já estavam no projeto na edição passada, apesar de apenas como elementos dos departamentos. Quando terminou a 10ª edição do AIMS reunimos todos e votámos os novos coordenadores, e eu candidatei-me. Candidatei-me porque acredito que é um cargo que me permite treinar muitas capacidades diferentes das que já exercia e porque sentia que tinha mais para dar ao projeto
Quer dizer que todos vocês se auto propuseram aos cargos que ocupam, certo?
Todos: Sim!
E quem são as pessoas que votam?
Guilherme Vilhais: Há uma primeira reunião com as pessoas que fizeram parte da edição anterior e nessa altura manifestam a sua vontade de continuar a fazer parte do projeto. Nem todas continuam. Avalia-se então o grupo de potenciais interessados e são só esses que votam. Em situações normais, cada um apresenta a sua candidatura, explica os seus argumentos, expõe a sua visão e depois vota-se de forma secreta.
Mariana, segue as apresentações.
Mariana Vaz: Sou a coordenadora da logística em co-coordenação com o Tomás e a Maria José e temos 5 coordenandos. Este ano tivemos que aumentar os números de coordenadores do departamento porque, com o aumento das dimensões do projeto, decidimos que era insustentável ser só um elemento a coordenar este departamento. O nosso departamento é aquele que permite que tudo do backstage se construa. O departamento científico escolhe, e muito bem, os oradores e depois nós temos que arranjar forma de os trazer. Ora, isso implica a parte de fundraising. Por outro lado, nos dias de puro congresso, temos toda a parte logística de hotéis dos oradores, refeições, coffee break, e todo o programa social.
Maria José, estás também na coordenação da logística, há mais algum ponto a destacar?
Maria José Santos: O crescimento do departamento não foi só em número de pessoas, mas também de objetivos. Um deles passa por garantir que temos os valores financeiros necessários para montar o congresso e esse valor não é pequeno. Claro que a nossa Associação de Estudantes permite que o apoio vindo deles seja bastante estável mas, mesmo tendo essa base, é necessário trabalhá-la para a duplicar, triplicar até. Só assim garantimos não só que somos o maior congresso da Europa, mas também que somos o melhor, já que somos os mais surpreendentes. E é isso que tem de ser valorizado porque é no detalhe e no pormenor que se consegue criar este destaque e fazer a diferença face aos outros congressos.
Consegues dar-me um exemplo em que é que fazem a diferença em relação aos outros?
Maria José Santos: Diria pelo feedback dos participantes que é a dimensão e o brio com que apresentamos cada coisa que fazemos, até o próprio coffee break, é muito rico e tem uma excelente apresentação. E este ano temos um novo desafio que passará muito pela sustentabilidade do nosso congresso. Porque preparar tudo para 1200 pessoas não é fácil, muito menos garantir que os materiais também o sejam e esse será um dos grandes, grandes, objetivos que temos.
Tomás podemos falar já deste novo tema que trazem que é o da sustentabilidade e por que razão ela não é assim tão óbvia no que toca ao seu conceito?
Tomás Ramalho: Uma das grandes críticas ao longo dos anos diz respeito à sustentabilidade, tema que aliás está muito em voga e isso vê-se no empenho das empresas para a renovação de materiais. No ano passado tivemos algumas críticas sobre isso, não só quanto à quantidade, como ao tipo de materiais usados. Imagine-se o desperdício que gera fazer um coffee break e um almoço para 900 pessoas! Gera muito desperdício, não só alimentar, como de recursos. Este ano tomámos a decisão de mudar isso drasticamente, adequando-nos ao panorama e comportamento empresarial. Decidimos então iniciar uma vertente mais ecológica do nosso congresso. Nesta edição instauraremos o conceito AIMS Green e teremos materiais sustentáveis e ecológicos, que não farão mal ao ambiente, e iremos também combater o desperdício alimentar. Estas medidas serão já implementadas nas AIMS Masterclasses a 30 de outubro. No entanto, é um trabalho que não tem sido fácil porque estamos a tentar colocar os plásticos a zeros, mudando para outros materiais, algo que não é facilmente gerível sequer, se falarmos na nossa margem orçamental. Os materiais ecológicos são muito mais caros e há outra questão que é avaliar a verdadeira sustentabilidade desses materiais, isto porque se fala muito do cartão e do papel e no seu potencial reciclável contudo muito destes materiais, ou estão fora do nosso orçamento ou são plastificados e perdem o seu potencial ecológico.
Guilherme Vilhais: Há produtos que enganam e que parecem reutilizáveis ou facilmente recicláveis e isso não é verdade. Dou o exemplo dos copos de cartão, eles têm uma película que pode chegar a ser menos reciclável, do que o próprio copo de plástico colocado no ecoponto certo.
Tomás Ramalho: O papel da nossa vertente Green este ano é, não só, aumentar a sustentabilidade, mas também informar. As nossas atitudes ecológicas serão pensadas e justificadas. Este caso dos copos de papel é um excelente exemplo disso.
Francisco, conta-me qual é o teu papel este ano, porque já no ano anterior te vi envolvido no projeto.
Francisco Alexandrino: Eu e o João somos os coordenadores do departamento científico, temos 6 coordenandos na nossa equipa. O nosso trabalho baseia-se em 4 áreas: os módulos que serão 3 e brevemente apresentados, 4 keynote lectures, a vertente dos workshops e as 3 competições. Ainda lidamos com uma parte de patrocínios mais na vertente científica e que seja transversal a estas 4 áreas. O que procuramos sempre é a inovação, o que implica que tenhamos de estar sempre a par dos novos progressos e desenvolvimentos científicos, que são cada vez maiores e por isso mais difíceis de acompanhar. Tentamos pegar em casos e temas que tenham tido impacto no passado e que possam causar implicações futuras na nossa sociedade. É com base nestas ideias que tentamos espelhá-las nos módulos. Para já não posso dizer mais do que isto.
Surge-me uma dúvida já aqui, quando me dizem que também vão atrás de patrocínios, pode a Logística, que também procura esses patrocínios, colidir com o vosso carimbo de credibilidade científica?
Francisco Alexandrino: Não. Porque no geral estamos todos muito articulados. O científico quando decide abordar uma empresa tem sempre o aval e a parceria do departamento de logística, sendo aquilo que vamos pedir um apoio distinto, sobretudo a nível de material médico. Isto também se aplica às Relações Públicas e ao modo como podemos potenciar uma divulgação, toda a nossa área de ação é sempre muito trabalhada a par com os outros. Gerir tudo isto envolve uma grande responsabilidade porque queremos ter sempre os melhores oradores e isso, por vezes, pode significar que são os mais caros e nós queremos tanto que eles venham que por nós investiríamos um valor... que não temos. Então, vamos gerindo as expetativas e os recursos. Não podemos de repente trazer só convidados dos EUA. (sorri) Depois algumas vezes temos "surpresas" de pedidos que nos obrigam a reavaliar custos.
Ou seja, João, aquela ideia meio idílica que os grandes oradores, que têm muitos prémios acumulados, podem vir espalhar o seu conhecimento por profundo apreço pelos alunos e missão de partilha do saber, se calhar não é bem assim?
João Costa: Às vezes é verdade, sim, porque nos chegam a confrontar com cobrar um preço por palestra. Aí nós apelamos sempre ao sentido de ser um congresso organizado só por estudantes de Medicina e é isso que acaba por os sensibilizar a vir partilhar o seu trabalho e inspirar os futuros profissionais.
É o prestígio que vos serve de cartão de visita para os oradores mais conceituados?
João Costa: O prestígio sim, que muitas vezes é partilhado através das opiniões de antigos palestrantes. E definitivamente que nos ajuda também ter Professores desta Faculdade, e que são muito conceituados, a apoiar convites a esses oradores que geralmente são da mesma área científica.
Maria José Santos: Gostava de acrescentar que tem sido cada vez mais importante esta articulação entre muitos dos Professores desta casa e o AIMS, já que é um projeto muito querido para eles. E não nos ajudam só com um orador, às vezes é no contacto com uma empresa ou uma fundação, eles facilitam muito e mobilizam-se para ajudar. Esta ajuda não tem preço.
Importa-vos salientar algo mais sobre a vossa área científica, João?
João Costa: Dizer que um dos principais objetivos do nosso departamento é complementar a formação médica não só nos estudantes da nossa Faculdade, mas também a nível mundial e que esse é um grande desafio já que exige muito que se trabalhe e se tenha muito espírito crítico para pensar sempre o que falta e melhorar no nosso currículo.
O que vos obriga a saber sempre muito bem aquilo que os outros têm e que ainda assim os possam surpreender.
Guilherme Vilhais: É precisamente por prestarmos esse complemento ao currículo que depois temos o reflexo disso através do relato de estudantes que nos vêm dizer que escolheram uma determinada especialidade médica, com a qual não estavam tão familiarizados, por terem participado num determinado workshop do AIMS. Isto representa um impacto enorme e motiva-nos a continuar o nosso trabalho.
Continuamos com a apresentação da restante equipa que é quem vai dar a visibilidade final a todo este trabalho de sinergias. Não é assim Afonso?
Afonso Morais: Nós somos o melhor departamento de argumentação e de luta. (riem-se todos). Somos dois na coordenação da imagem e comunicação, com três coordenandas. Toda a divulgação do congresso, através de todos os meios, é feita por nós. Não só gerimos as plataformas digitais como gerimos os seus conteúdos. O nosso trabalho é uma simbiose, porque a imagem serve-se do trabalho dos outros, na medida em que divulgamos tudo o que os outros departamentos já trabalharam. Depois do departamento científico fechar um orador, por exemplo, nós avaliamos a melhor maneira de o promover. Seguimos um calendário de divulgação, o que implica uma gestão difícil, porque são muitos acontecimentos encadeados e o timing da sua divulgação é fulcral para o impacto que causa nos participantes.
Rita Silva: O Departamento de Imagem e Comunicação é a cara do AIMS. E temos essa preocupação de passar precisamente a mensagem que tanto nós como os nossos colegas pretendem, com a mesma dose de carinho pelo projeto. O objetivo é que alguém que siga o projeto de fora sinta precisamente o mesmo que nós que o criamos por dentro. Outros colegas nossos e participantes de outras faculdades dizem-nos que olham para a nossa imagem e dizem "com toda a certeza, isto é AIMS". E apesar de irmos inovando subtilmente, a marca está sempre lá.
Afonso Morais: Toda a imagem que o congresso tem para fora é criada aqui por nós, à exceção das fotografias tiradas nos dias do próprio congresso. Somos verdadeiros autodidatas a aprender tudo sobre Photoshop, com horas e horas no Youtube. (o grupo ri)
Rita Silva: Brincamos sobre sermos designers nas horas vagas e "médicos" à parte. Este ano eu e o Afonso criámos uma nova imagem das Masterclasses, também para trazer à 11ª edição a ideia da inovação e da tecnologia; do quadro de giz passámos para o tablet, algo mais tecnológico, até porque o nosso tema das Masterclasses é "Mudar o Mundo, Mudar a Medicina". E por isso achámos que nós próprios tínhamos de mudar.
Ao quererem mudar tantos pontos, qual é o risco que correm de perder parte do vosso potencial público?
Rita Silva: Nós discutimos isso porque já temos incutido, desde a edição passada, a necessidade de inovar e fazer sempre melhor. E a partir do momento em que queremos ser melhores, temos de ser maiores. Temos por lema a "não proibição" de poder sonhar. Se queremos fazer algo diferente temos de descobrir como é que o vamos fazer e se o conseguimos fazer. E normalmente conseguimos. Temos noção que mudar pode causar medo, mas nós conseguimos parar, planear e não assumir riscos que não sejam calculados e pensados até ao último pormenor.
Guilherme Vilhais: Há sempre duas formas de olhar para as coisas: o lado da ambição, mas também o lado da sustentabilidade. E são, por vezes, duas visões que chocam um bocadinho porque a questão que nos colocam muitas vezes e que colocamos a nós próprios é: Por que razão se quer crescer ao mesmo tempo em todas as vertentes? Não será isso um risco? Aumentar o número de participantes, no mesmo ano em que se dá o maior salto em termos investimento por oradores e em que se aumentam as despesas com o catering. Claro que tem um risco, mas temos que o assumir. Agora, temos consciência dos riscos. Há ideias que consideramos arrojadas demais e que simplesmente pomos de parte. Foi ponderado se o risco que corremos compensaria no resultado final e a resposta foi afirmativa. Por norma, cada um de nós fica no AIMS apenas dois anos e nesse tempo cada grupo quer fazer a diferença ao máximo e ser muito mais que uma equipa de continuidade. O pouco tempo que estamos no AIMS dá-nos a ambição de querer deixar a nossa marca. E quando a edição anterior nos deixa a fasquia alta como deixou, isso obriga-nos a elevar muito a nossa. Mas, factualmente, há que dizer que aquilo que herdámos da edição passada, é uma porta aberta agora para nós; da mesma forma que o resultado do nosso trabalho nesta edição será o ponto de partida que vamos deixar para os próximos que vierem. Se por um lado a edição de maior sucesso até hoje foi a nossa anterior, por outro, isso aumenta a nossa responsabilidade e o nosso grau de empenho. E mais, eu quero que a 12ª edição tenha ainda melhores condições para trabalhar do que nós tivemos.
Katerina Drakos: E gostava de acrescentar mais uma coisa. Apesar de haver esta dose de risco de mudança, não perdemos o público porque a identidade do AIMS e o que fica dele está sempre presente. Há parâmetros que nunca se mudam porque são as referências, exemplo disso é mantermos os três módulos de temas distintos.
Ou seja, há bases que é importante manter porque são os pilares do sucesso?
Katerina Drakos: Sem dúvida. O científico tem muito o cuidado de manter o que é o core do AIMS.
Afonso Morais: Deixem-me até ir um pouco mais longe, porque eu acho que nem chegamos a correr verdadeiros riscos. As inovações não são um risco para a opinião pública, porque já as calculámos e avaliámos muito bem. O que fazemos é mexer em detalhes que estariam mais estagnados. Nós temos a capacidade de prever o que vai ser bem recebido. Sem arrogância, estamos num patamar em que já não corremos assim tantos riscos ao mudar.
Katerina, mas falta apresentar o vosso departamento do qual és a coordenadora.
Katerina Drakos: Somos só duas, eu e a Adriana Oliveira. Apesar do AIMS ser um projeto transversal da AEFML, construído para os alunos da nossa faculdade, o nosso departamento trata muito de tornar o congresso mais internacional e de sermos representados externamente, daí ser o departamento de Relações Públicas. Tratamos da parte das parcerias com outros congressos, contactamos sempre todos os congressos a nível nacional e depois internacional; criamos vagas entre congressos para que haja alguma interação entre partes. Depois temos os embaixadores, que são contactos que fazemos a nível mundial e a quem pedimos para serem os promotores do AIMS internacionalmente. A par de tudo isto temos a relação com a Comunicação Social e a parte das inscrições. Este ano estamos muito focados em dar uma visibilidade mais forte para fora, ter cobertura mediática e sermos falados fora de Portugal.
Mas vocês não precisam de público, porque têm listas de espera de centenas de pessoas. É pelo tal carimbo do prestígio que já falámos?
Guilherme Vilhais: E porque permite crescer. A taxa de aceitação dos convites que endereçamos aos oradores mostra bem a diferença, se compararmos com o que acontecia há 2 ou 3 anos. Nós queremos aumentar ainda mais essa taxa e projetá-la para os próximos 2 ou 3 anos também. Queremos que as pessoas que nos dizem que "não" hoje, daqui por uns tempos olhem para o AIMS com uma perspetiva diferente e digam sim. Nós temos oradores que não precisam nada de vir falar a um congresso destes, pelo que acaba por ser muito decisivo eles reconhecerem o mérito do evento e sentirem que querem muito ir falar àquele evento concreto. Nós queremos ser esse evento e esse lugar. Além disso, o mediatismo também nos abrirá portas a novos patrocínios, que permitirão ao congresso continuar a crescer no futuro.
Onde é que vos falta tocar? Em que ambições mais?
Adriana Oliveira: Enquanto elemento da equipa de Relações Públicas, queremos de facto focar-nos na internacionalização máxima do congresso.
Francisco Alexandrino: E chegar a países de renome da Ciência, expandir-nos mais para Inglaterra, Alemanha e eventualmente EUA.
Esta equipa da 11ª edição assumiu funções já em maio do ano passado, o grande momento de tanto trabalho vai refletir-se em dois momentos, as AIMS Masterclasses no dia 30 de outubro de 2019 e o AIMS Meeting entre os dias 26 a 29 de março de 2020.
Unidos, com um espírito do que é o coletivo e empenhados para que os outros todos à volta se orgulhem deles, nem querem ainda pensar em chegar ao fim. Diante de mim estiveram 9 coordenadores e mais um elemento de uma dessas coordenações, mas ao todo estão empenhados 24 elementos, que na escassez de tempos comuns, se vão organizando por fases e entre departamentos. Dificilmente conseguem alinhar as suas agendas para se conseguirem reunir todos presencialmente. A não ser que recebam um Whatsapp ou um telefonema a dizer apenas, "é urgente", e aí é certo, aparecerão todos, sempre, com uma eficácia e um compromisso como se fossem uma equipa secreta de intervenção. E se pensarmos bem… até o são! Por isso mereciam dar-se a conhecer.
Boa sorte AIMS, o mundo é vosso!
Joana Sousa
Equipa Editorial
