O número de alunos da FMUL tem crescido ao longo dos anos, aumentando desta forma o grau de exigências a diversos níveis, nomeadamente a nível administrativo.
Para conseguir dar resposta às necessidades cada vez maiores, a FMUL teve, ao longo do tempo, de informatizar os diferentes processos existentes, nomeadamente na Área Académica. Desde o ano de 2005, desenvolveu-se uma parceria com o Núcleo de Desenvolvimento, com o objectivo de dar resposta, de forma mais eficaz e eficiente, aos processos administrativos, adjacentes às diferentes actividades desenvolvidas, através da criação de plataformas ou aplicações informáticas.
Estas aplicações vieram informatizar e, por conseguinte, agilizar os serviços prestados envolvendo assim funcionários, docentes, discentes, ou outro tipo de público, de acordo com o processo em causa.
De uma maneira geral, os projectos que envolvam o Núcleo de Desenvolvimento, são desencadeados por uma necessidade manifestada pela Unidade, neste caso, a Área Académica. O Núcleo de Desenvolvimento é contactado por mail, após o qual, é agendada uma reunião para que seja apresentada,detalhadamente, a necessidade sentida pelo departamento.
Nesta reunião, é analisado todo o processo do início até ao fim, incomes, outcomes, notificações e intervenções de outros departamentos, discentes e/ou docentes. De seguida, é elaborado um documento que sumariza o projecto a ser desenvolvido e o respectivo workflow. Este documento é chamado "Levantamento de Necessidades".
O Núcleo de Desenvolvimento envia este documento a todos os intervenientes na reunião de análise do projecto e fica a aguardar o feedback. Se o documento estiver de acordo com o solicitado, estão reunidas as condições para que, dentro do calendário estabelecido, a fase de desenvolvimento se inicie.
Após o desenvolvimento e apresentação de um protótipo, é entregue o projecto para que possam ser efectuados testes, por forma a ser dada por concluída a fase de desenvolvimento. Só após esta fase, e verificados todos os problemas surgidos e alterações sugeridas, é implementado o projecto. A acompanhar a aplicação, são entregues os respectivos manuais de utilização que ficam acessíveis para consulta online na própria aplicação.
Este tem sido o procedimento adoptado, e que já permitiu ir de encontro às necessidades da Área Académica em sete aplicações informáticas diferentes. Ao longo dos anos e da sua utilização já foram sujeitas a constantes adaptações e melhoramentos mediante as necessidades que surgiram.
Das sete aplicações, três são pertencentes ao Núcleo Académico - Gestão de Acesso e Reconhecimento de Habilitações e quatro são pertencentes ao Núcleo de Gestão Curricular, a saber:
Núcleo Académico - Gestão de Acesso e Reconhecimento de Habilitações
- Pedidos de Creditação on-line – Núcleo Curricular Obrigatório – Aplicação informática de suporte aos pedidos de creditação feitos pelos discentes da FMUL, que tenham realizado disciplinas em outras instituições e que considerem equivalentes a disciplinas leccionadas na FMUL. Esta aplicação é utilizada pelos discentes para efectuar os referidos pedidos e pelos docentes para análise e parecer dos mesmos.
- Gestão de Candidaturas ao Concurso Especial para Licenciados (Contingente Geral e Contingente Específico) - Aplicação informática de suporte à gestão das candidaturas ao Concurso Especial para Licenciados, dirigido a detentores de uma Licenciatura ou Mestrado Integrado que pretendam ingressar no Mestrado Integrado em Medicina da FMUL. As referidas candidaturas são feitas on-line através desta aplicação informática, que armazena todos os dados introduzidos pelos candidatos, que são posteriormente trabalhados pela Área Académica.
Foram criadas duas aplicações informáticas distintas para cada um dos contingentes (Contingente Geral e Contingente Específico), uma vez que cada um deles apresenta características e regulamentos distintos, sendo a sua funcionalidade idêntica.
Núcleo de Gestão Curricular
Estágio Clínico do 6º Ano
- Aplicação de Gestão do 6º Ano - Devido ao número elevado de instituições e profissionais de saúde (orientadores e directores de unidade) que contribuem, anualmente, para a concretização do período de prática clínica efectiva, que domina o Estágio Clínico Profissionalizante, a necessidade urgente de automatizar procedimentos e a redução de papel, no ano lectivo 2006/2007, implementou-se a aplicação de gestão do 6º Ano.
Mais tarde, esta implementação foi melhorada e veio permitir ao aluno passar a fazer a escolha da ficha de rotação on-line, visualizar os contactos dos locais de estágio clínico, visualizar os orientadores, as classificações, o número de faltas, os dados entregues sobre o Trabalho Final, bem como, alguma informação que o Núcleo de Gestão Curricular tenha indicado.
- Dossier do Aluno On-Line - A partir do ano lectivo transacto, o Dossier do Aluno passou a ser exclusivamente on-line. Para cada uma das 6 áreas de estágio clínico, os alunos, orientadores e directores acedem ao link e realizam o seu preenchimento. Este procedimento veio permitir uma redução do papel (31000 folhas) e agilizar todo o processo tornando-o mais simples, mais rápido, funcional e seguro.
Núcleo Curricular Optativo
- Pedidos de Dispensa / Creditação - Nesta aplicação todos os alunos podem apresentar on-line os seus pedidos de creditação: formação realizada no âmbito de outros ciclos de estudo e experiência profissional. Depois de avaliados, os pedidos são validados pelo Coordenador das Actividades do Tronco Opcional e Presidente do Concelho Científico e os alunos são informados por e-mail do despacho final.
- Gestão de Estágios e Projectos de Investigação - Conforme informação disponibilizada por cada responsável (número de vagas e o título dos projectos), os alunos realizam a sua pré-inscrição on-line, em período a definir anualmente. As listas de alunos inscritos são enviadas a cada responsável, para que procedam à selecção dos mesmos.
É de salientar que se tornou indispensável todo o suporte de apoio que estas aplicações têm vindo a dar ao longo destes anos à Área Académica, bem como, o feedback positivo que temos vindo a ter, de ano para ano, por parte de todos os intervenientes nos referidos processos. É sem dúvida uma mais-valia para a FMUL ter a possibilidade de disponibilizar estes serviços aos utilizadores e contribuir para que os processos sejam mais ágeis e céleres. O conhecimento que se tem vindo a adquirir dos processos e do funcionamento das unidades também contribui para que se vá de encontro às necessidades.
Área Academica
Lara Ponte
laraponte@fm.ul.pt
Alcina Silvestre
alcina@fm.ul.pt
Maria Manuela Ferreira
manuelaferreira@fm.ul.pt
Núcleo de Desenvolvimento
Ana Catarina Silva
acfsilva@fm.ul.pt
Nuno Heitor
nunoheitor@fm.ul.pt
Para conseguir dar resposta às necessidades cada vez maiores, a FMUL teve, ao longo do tempo, de informatizar os diferentes processos existentes, nomeadamente na Área Académica. Desde o ano de 2005, desenvolveu-se uma parceria com o Núcleo de Desenvolvimento, com o objectivo de dar resposta, de forma mais eficaz e eficiente, aos processos administrativos, adjacentes às diferentes actividades desenvolvidas, através da criação de plataformas ou aplicações informáticas.
Estas aplicações vieram informatizar e, por conseguinte, agilizar os serviços prestados envolvendo assim funcionários, docentes, discentes, ou outro tipo de público, de acordo com o processo em causa.
De uma maneira geral, os projectos que envolvam o Núcleo de Desenvolvimento, são desencadeados por uma necessidade manifestada pela Unidade, neste caso, a Área Académica. O Núcleo de Desenvolvimento é contactado por mail, após o qual, é agendada uma reunião para que seja apresentada,detalhadamente, a necessidade sentida pelo departamento.
Nesta reunião, é analisado todo o processo do início até ao fim, incomes, outcomes, notificações e intervenções de outros departamentos, discentes e/ou docentes. De seguida, é elaborado um documento que sumariza o projecto a ser desenvolvido e o respectivo workflow. Este documento é chamado "Levantamento de Necessidades".
O Núcleo de Desenvolvimento envia este documento a todos os intervenientes na reunião de análise do projecto e fica a aguardar o feedback. Se o documento estiver de acordo com o solicitado, estão reunidas as condições para que, dentro do calendário estabelecido, a fase de desenvolvimento se inicie.
Após o desenvolvimento e apresentação de um protótipo, é entregue o projecto para que possam ser efectuados testes, por forma a ser dada por concluída a fase de desenvolvimento. Só após esta fase, e verificados todos os problemas surgidos e alterações sugeridas, é implementado o projecto. A acompanhar a aplicação, são entregues os respectivos manuais de utilização que ficam acessíveis para consulta online na própria aplicação.
Este tem sido o procedimento adoptado, e que já permitiu ir de encontro às necessidades da Área Académica em sete aplicações informáticas diferentes. Ao longo dos anos e da sua utilização já foram sujeitas a constantes adaptações e melhoramentos mediante as necessidades que surgiram.
Das sete aplicações, três são pertencentes ao Núcleo Académico - Gestão de Acesso e Reconhecimento de Habilitações e quatro são pertencentes ao Núcleo de Gestão Curricular, a saber:
Núcleo Académico - Gestão de Acesso e Reconhecimento de Habilitações
- Pedidos de Creditação on-line – Núcleo Curricular Obrigatório – Aplicação informática de suporte aos pedidos de creditação feitos pelos discentes da FMUL, que tenham realizado disciplinas em outras instituições e que considerem equivalentes a disciplinas leccionadas na FMUL. Esta aplicação é utilizada pelos discentes para efectuar os referidos pedidos e pelos docentes para análise e parecer dos mesmos.
- Gestão de Candidaturas ao Concurso Especial para Licenciados (Contingente Geral e Contingente Específico) - Aplicação informática de suporte à gestão das candidaturas ao Concurso Especial para Licenciados, dirigido a detentores de uma Licenciatura ou Mestrado Integrado que pretendam ingressar no Mestrado Integrado em Medicina da FMUL. As referidas candidaturas são feitas on-line através desta aplicação informática, que armazena todos os dados introduzidos pelos candidatos, que são posteriormente trabalhados pela Área Académica.
Foram criadas duas aplicações informáticas distintas para cada um dos contingentes (Contingente Geral e Contingente Específico), uma vez que cada um deles apresenta características e regulamentos distintos, sendo a sua funcionalidade idêntica.
Núcleo de Gestão Curricular
Estágio Clínico do 6º Ano
- Aplicação de Gestão do 6º Ano - Devido ao número elevado de instituições e profissionais de saúde (orientadores e directores de unidade) que contribuem, anualmente, para a concretização do período de prática clínica efectiva, que domina o Estágio Clínico Profissionalizante, a necessidade urgente de automatizar procedimentos e a redução de papel, no ano lectivo 2006/2007, implementou-se a aplicação de gestão do 6º Ano.
Mais tarde, esta implementação foi melhorada e veio permitir ao aluno passar a fazer a escolha da ficha de rotação on-line, visualizar os contactos dos locais de estágio clínico, visualizar os orientadores, as classificações, o número de faltas, os dados entregues sobre o Trabalho Final, bem como, alguma informação que o Núcleo de Gestão Curricular tenha indicado.
- Dossier do Aluno On-Line - A partir do ano lectivo transacto, o Dossier do Aluno passou a ser exclusivamente on-line. Para cada uma das 6 áreas de estágio clínico, os alunos, orientadores e directores acedem ao link e realizam o seu preenchimento. Este procedimento veio permitir uma redução do papel (31000 folhas) e agilizar todo o processo tornando-o mais simples, mais rápido, funcional e seguro.
Núcleo Curricular Optativo
- Pedidos de Dispensa / Creditação - Nesta aplicação todos os alunos podem apresentar on-line os seus pedidos de creditação: formação realizada no âmbito de outros ciclos de estudo e experiência profissional. Depois de avaliados, os pedidos são validados pelo Coordenador das Actividades do Tronco Opcional e Presidente do Concelho Científico e os alunos são informados por e-mail do despacho final.
- Gestão de Estágios e Projectos de Investigação - Conforme informação disponibilizada por cada responsável (número de vagas e o título dos projectos), os alunos realizam a sua pré-inscrição on-line, em período a definir anualmente. As listas de alunos inscritos são enviadas a cada responsável, para que procedam à selecção dos mesmos.
É de salientar que se tornou indispensável todo o suporte de apoio que estas aplicações têm vindo a dar ao longo destes anos à Área Académica, bem como, o feedback positivo que temos vindo a ter, de ano para ano, por parte de todos os intervenientes nos referidos processos. É sem dúvida uma mais-valia para a FMUL ter a possibilidade de disponibilizar estes serviços aos utilizadores e contribuir para que os processos sejam mais ágeis e céleres. O conhecimento que se tem vindo a adquirir dos processos e do funcionamento das unidades também contribui para que se vá de encontro às necessidades.
Área Academica
Lara Ponte
laraponte@fm.ul.pt
Alcina Silvestre
alcina@fm.ul.pt
Maria Manuela Ferreira
manuelaferreira@fm.ul.pt
Núcleo de Desenvolvimento
Ana Catarina Silva
acfsilva@fm.ul.pt
Nuno Heitor
nunoheitor@fm.ul.pt
